1. 本を出版したこと
2. プロジェクトの現場に携わったこと
1つ目は、本を出版したこと。
これまで、翻訳・監訳書の出版はありましたが、
今年は、自分の著書「３D思考」が出版されました。
実際に本書を書いたのは、数年前ですが、やっと出版されたので、
ひとつ区切りがつきました。
企画の段階から、長くお付き合い頂きたディスカバー社編集者の方に感謝します。
2つ目は、プロジェクトの現場に携わったこと。
今年の後半は、久しぶりにフルタイムでプロジェクトの
マネジメントの仕事をさせて頂きました。
クライアントの方々がとても気持ちのよい人たちばかりで、
多忙でしたが、とても楽しくかつ勉強になるプロジェクトでした。
数年ぶりにプロジェクトの現場にどっぷりと入り、
なんとなく忘れていた感覚がよみがえってきました。
今回のプロジェクトは、規模も大きく、多くの利害関係者が存在し、
かつ不確実性の高いものでした。
クライアント先以外の取引企業ともコミュニケーションをとる機会が多くあり、
そんな中、やはり当たり前のことを当たり前にできることが、
とても大切だなと痛感しました。
あまりにも基礎的なことですが、2つ挙げるとすると、
1. 自分が投げかけたコミュニケーションは必ず自分でクローズさせる
2. 議論したこと、決定したこと、依頼したことは、必ず文字（図）に落とす
■ 自分が投げかけたコミュニケーションは必ず自分でクローズさせる
たとえば、相手に何かを依頼する場合、もし依頼のメールを送って、
それで完了だと思っているなら、それはあまりに乱暴というか、無責任というか、
お粗末な仕事の仕方です。
それでいて、後になってその依頼が先方に認識されてなく
「○月○日にメール送ったじゃないですか！」
というのは、あまりにも幼稚過ぎます。
コミュニケーションは、自分の投げかけたものに対する相手の反応を受けて、
はじめて成り立ちます。
もし相手から返信がないなら、再度メールをする、あるいは電話をかけるなどして、
相手の反応を確認してはじめて「依頼する」という１つのタスクが完了します。
こういった１つ１つのコミュニケーションを丁寧に完了させていくことで、
はじめて仕事が進んでいきます。
相手が反応を確認するまでが、自分の仕事です。
自分が投げかけたコミュニケーションは、必ず自分でクローズさせる意識が大切です。
そして、もう１つ、
■ 議論したこと、決定したこと、依頼したことは、必ず文字（図）に落とす
たとえば、ミーティングをしても議事録に載っていないものは、いづれ消えてなくなります。
自分が議事録を書くときは、重要なことが漏れないように気をつけて書くはずですが、
誰かが書いたものをチェックする場合、結構見落とすことがあるはずです。
ただ、自分の立場からみて「重要なものは何か」を意識さえしていれば、
議事録をチェックすることは、それほど時間のかかる作業でないはずです。
後になって、「議事録には載っていなかったが、その話はしたじゃないですか！」
と言っても遅すぎます。
特に大きなプロジェクトでは、皆がそれぞれタスクを抱えて仕事をしています。
各々、「自分の役割において重要なこと」しか覚えていません。
ミーティングをしてるときは、みんなが明確に理解してくれたなと思っても、
しばらくすると、それは皆の記憶から消えていきます。
そのうち、そんなことを議論したことすら忘れさられます。
だからこそ、自分の仕事で重要なことは、文章にしっかり残して、
守っておく必要があります。
これは、きちっとした議事録をつくるケースのみのことではありません。
ちょこっと何かを議論した、確認した、アイデア出しをしたといった場合も、
必ず何か紙に落としておくこと。
簡単な図解を描くのでも、箇条書きでもいいでしょう。
議論を積み上げ、そして仕事を前に進めるためには、
その時点その時点で、言葉や図解で整理して次につなげることが肝心です。
久しぶりにプロジェクトの現場に入り、
こういった基礎的なことの重要さを再認識しました。
* * * *
今年は、多くの素敵な出会いがあり、とても楽しい年でした。
お世話になった方々、どうも有難うございました。
来年もどうぞよろしくお願い致します。
では、よいお年を！！
泉本行志
以前外資系のグローバル企業に勤めていた時、アジア各国（日本、中国、マレーシア、オーストラリア等）との間で、週に一度電話会議をしていました。
その会社はとてもデータを重んじる会社だったので、売上・利益以外にも、さまざまなオペレーション指標（納期日数、誤品・欠品率、クレーム数、コールセンター入電数など）を設けて、その数値を週単位でレビューをしていました。 それぞれの指標の目標値に対して、毎週達成しているかどうかを確認し、達成していなければ、問題を分析して原因を特定し、解決策を検討し即座に取り組みます。 これらの具体的な実務は、国内の関連部署のマネージャー間での会議で調整され、その進捗を互いに報告・管理していました。
一方、先のアジア各国間のミーティングは、業務の標準化がグルーバルで進む中、国間でのコミュニケーションを活性化し、共通する問題の解決策や成功事例(Best of Breed) をシェアしようという目的でした。
ところが、いつの間にかその会議では、指標の数値のみを追っかけ始め、その週の数値が悪かった国を他の国が責め、数値の悪い国の代表が、その場しのぎで解決策を必死で説明するという会議に変容してしまいました。 私も日本の代表として毎週その電話会議に出席していく中で、そのミーティングの本来の意味を見失い、参加することによる実質的なアウトプットのない形式的なミーティングに呑まれていきました。
ある時、アジアの統括ディレクターがたまたまその電話会議に参加して我々の議論を黙って聞いていました。すると会議の最後に、「この電話会議の目的は、互いの成功事例をシェアすることだろう。君たちは、さっきから互いの問題を突きあっているだけだ。そんなことはナンセンスだ！」 私はハッとしました。 確かに限られた時間で、言葉も100％は伝わらない各国レベルでの話し合いで、問題の分析→解決策検討→アクション¡ç†">進捗管理までするのは、そもそも無理があり、実際そこまでお互いにコミットしていない。 それであれば、お互いの国でこういうことを試してみたら、うまくいったということを教えあった方が全然生産的です。
例えば、会社で「ブレスト会議」をやったことがある方は多いと思いますが、 実際には「アイデアを発散させる会議」、「そのアイデアを評価・検討する会議」、「実行計画を立てる会議」、この３つの別々の目的をもつ異なるタイプの会議をごっちゃにして行っているケースが結構あるのではないでしょうか。
「自由な発想でブレストしてみよう」などといってるリーダーが、メンバー各々の発言に対して、「それは非現実的だな」などといちいち評価したり、メンバー同士が「それは誰がやるんですか？」など実行計画ことを考え、結局発言することにリスクを伴うを雰囲気が漂い、誰もが口を開くことを躊躇し、脳がフリーズしてしまう。
もちろん「自由な発言をどうぞ♪」と言われても、会社組織のメンバー同士、「的外れなこと言ったらどうしよう」という恐れや「考えを整理してうまいこと発言しよう」と力が入ってしまうことは人の心理として自然です。 ただし、本来「ブレインストーミング」というぐらいなので、脳に嵐が吹き荒れたように、半狂乱状態で狂ったように考え、発言する状態に持っていかなければ、本当の意味でのブレストの効用を享受できません。
そのためには、リーダー自ら、とぼけた発言を連発し笑いを取り、「おもろい発言をしたもん勝ち！」くらいの雰囲気を作ってしまうというのは良い手です。アイデアの質ではなく発言の数を競い合い、「各々の発言に対しては、『それいいね～』としか言っちゃいけないルール」を設けて、アイデアを発散させるブレスト会議をやってみましょう。 そのあと、いったんブレークを取り、改めて今度はロジックを用いて、大量に出たアイデアを評価・検討していけばいいのです。
会議の目的を区別し、意識すること。会議はその目的に応じて別々にセットする。 これが単なる集まりではなく、アウトプットのある会議が生まれる肝ではないでしょうか。
それは、一人一人見えているものが違うからです。
そして、使う言葉１つ１つの持つ意味合いも、人それぞれだからです。
特にプロジェクトの最初の段階は、抽象的な言葉を使って、
コンセプトや目的などを話合い共有することが多くあります。
その時点で、既にミスコミュニケーションの原因が潜んでいます。
「地図は、領土ではない」
これは、一般意味論を提唱した、アルフレッドコージブスキーの言葉です。
地図というのが、物理的な領土（土地）を抽象化した概念であるように、
言葉も私たちの「体験」を一般化した概念の記号に過ぎません。
地図が領土そのものではないよう、たとえ同じ言葉を使っていても、
その背景にある体験は、一人一人異なります。
特に抽象的な言葉は要注意です。
だからこそ、プロジェクトの初期段階には、抽象的な内容と
具体的な話を行き来させ、意味するところを互いに確認し
共有することが大切になります。
さらに言えば、言葉どころが、人によって同じものを見ても、
体験そのものが異なります。つまり、見えているものが違うといいます。
これは比喩ではなくて、本当に脳科学的な実験でも確認されていることです。
実験では、ネコの視覚を調査します。縦シマしかない部屋でネコを育てると、
そのネコは縦シマしか見えなくなるそうです。
これは、脳内に縦シマに反応するニューロンだらけとなり、横シマに反応する
ニューロンが増えないからだそうです。 だから、この縦シマしか見えないネコの前に、
横向きにつっかえ棒を置いておくと、足元でつまずいて転んでしまうそうです。
最近物凄い勢いで本を出版されている脳機能学者の苫米地さんも、
その人にとって見えない部分を「スコトーマ」という言葉で説明されています。
人はその人にとって重要なものしか見えない。
自分に重要でないものは、盲点となり見えなくなってしまう。
これは、先のネコの例で考えてみると、ある期間偏った限られた
情報のみの環境にいると、それ以外の情報には意識が行かず
反応するニューロンが少なくなり、見えなくなってしまう。
これを、企業で考えると、同じ組織環境に長くいる社員は、
いつもの限られたものしか見えないという
恐ろしい現象が起るのかもしれません。
プロジェクトベースの仕事は、多様なバックグランドの人が集められて
始めることが多々あります。 使う言葉に対する意味合いの相違、
さらには、意識として見えている世界が違う人たちとの間で、
ミスコミュニケーションが起きる要因は大いに内在しています。
そのことを肝に銘じて、初期から理解の確認・共有を図ることが
大切なのだと思います。
昔、コンサルティング会社に入社したばかりの頃、調査した情報を、単にマーケティングのお決まりのフレームワークで整理してレポートを書き、上司から「君はマーケティング辞典でも作るつもり？」と嫌味を言われたことがあります。
言葉をうまく使い分けることが、私たちの思考に
大きな影響を及ぼします。
なぜなら 使う言葉によって、人の感情が変わるからです。
特にクリエーティブな思考をする際、感情というものが
思考のパフォーマンスに多大な影響を及ぼします。
思考して頭の中で想像したことを、実際に押し進める行動が大切だと考えれば、
よい感情で思考することは、行動へと繋げるさらに重要な要素となります。
そう考えると、言葉が与える感情を理解して、うまく活用することが必要となります。
どの言葉（ラベル）を使うかということが、感情・感覚に影響を与え、
思考の方向を決定づけます。なぜなら、人は言葉と感情が無意識レベルで
結びついているからです。もし自分やチームに力を与えてくれるような
言葉があるならば、それを利用し思考を良い方向に導くことが可能です。
たとえば、「THE」を付けると、何となく凄い感じがして気合いが入るならば、
それを活用することができます。
私は、遊び半分ですが、人に見せることがない資料や仲間内だけが参照する
ファイル名などには、「THE ○○」と名称を付けて楽しんでいます。
「THE 返品率削減案」「THE納期短縮計画」などとタイトル付けした資料を作成し、
遊び心で気持ちを盛り上げています。
類似した例でいえば、頻繁に耳にする「戦略」という言葉があります。
この言葉の定義に関しては、いろいろな捉え方があります。
「戦略」なのか「戦術」なのかという議論もよく耳にします。
そんな定義が曖昧で乱用されがちな「戦略」という言葉ですが、
この言葉によって「なんかパワーを感じる」とか「すごい重要感を受ける」
というならば、それを利用してしまえばいいと思います。
例えば、 単に「コミュニケーションについて話し合いましょう」
というより、「コミュニケーション戦略について話し合おう」とした方が、
議論する気持ちが盛り上がり、幅広い思考ができるならば、
それは「戦略」という言葉を活用する価値があるでしょう。
もちろん、逆に意味がよく分からず思考が止まってしまう人は使うべきではありません。
プロジェクトに特定の名称を付けることもよく行われます。
これは、もちろん名前があった方が、便宜上コミュニケーション
しやすいことも理由です。しかし、それだけでなく、名前を付けることで、
特別な感じ、何か新しい期待、重要度が増すという感情的な部分への影響も
期待できるのです。
ミーティングなどで参加者の発言を促す際に、「何か意見がある人はいますか」
と聞くより、「ちょっとだけ何か言っておこうって人はいますか？」と言い方を
変えただけで、随分発言しやすく感じる人もいます。
このように言葉が与える感情を意識して、言い方を少し変えるだけで、
思考そして行動を活性化させることが可能です。
特にチームをリードする立場にいる人にとって、言葉を意識的に活用し
感情をマネージメントしながら、みなの思考を促進することも、
重要な仕事の１つだと思います。
しかし、昨日のお客さんの反応はいまいちでした。
腕を組んでじっと見ている方、無表情でずっと凝視している方。
そんな姿を見て、「自分たちの音楽は、今日の客層には受け入れられないんだ。。」
そう感じた私は、落ち込んだ気持ちになり、どんどん殻に閉じこもっていき、
お客さんとの心のコミュニケーションを断絶した状態で演奏を続けました。
しかし、ライブ終了後、お客さんのフィードバックを聞くと、相当ウケがいい。
多くの方から嬉しい言葉をたくさん頂きました。
「腕を組んで見ている」「無表情で凝視している」 ＝ 「受け入れられていない」
私はそう勝手に想定し、勝手に落ち込み、自ら自分の殻に閉じこもっていきました。
しかし、事実はともあれ、昨日のお客さんの反応を見て
「みんな感心して見てくれているんだな。」
「みんな我々のすごい演奏に圧倒されてるんだ！」
そう受け取っていたとすれば、もっと楽しい時間を過ごせただろうし、
もっと気持ちの入ったすばらしい演奏ができたはずです。
そう考えると、 来て下さったお客さんには、ホント申し訳ないです。
バンドだろうがビジネスだろうが、
自分の価値基準だけで、勝手に相手の意図を判断してはいけない。
目の前の状況を、どう受け取るかで、自分のパフォーマンスの質が変わる。
そして、常に自分の状態（ステート）管理ができてこそ、プロである！
（別にバンドはプロではやっていませんが・・）
そんなことを学んだライブでした。 〓